RNCP/RSCH : Quand le règlement de certification protège le candidat tout en préservant les intérêts du certificateur

Ce 5ème édito est consacré aux modalités d’organisation des évaluations et aux procédures de leur contrôle (notamment dans le cadre de partenariats). Ces modalités, à instaurer puis à piloter par l’organisme certificateur propriétaire d’une certification enregistrée au RNCP ou au RSCH, fixent les conditions de présentation d’un candidat à une certification.  
Je vous invite donc au fil de cet article à considérer ces modalités comme le mode d’emploi et le chemin de vie de votre certification : car, l’absence, la description insuffisante des processus associés à la certification ou leur non-diffusion revient à rendre inopérants, pour partie, les attendus du critère 5 de recevabilité fixé par France compétences. [Page 38 vademecum]
 

AVANT-PROPOS

 » Le rôle du certificateur en matière de contrôle de la régularité de l’évaluation implique que les procédures
associées, au-delà du seul référentiel d’évaluation, soient décrites et engagent le certificateur et ses partenaires
lorsqu’il leur délègue la responsabilité de l’organisation de l’évaluation ». [Page 38 du vademecum].

Le vademecum nous rappelle en effet que « le résultat de l’évaluation peut être traduit indifféremment en note ou en résultat d’apprentissage (acquis, partiellement acquis, non acquis) : ces informations peuvent figurer dans le cadre d’un document présentant le règlement général ou spécial des évaluations. » [Page 37 vademecum] 
Ces engagements obligent le certificateur vis-à-vis des candidats mais aussi vis-à-vis de France compétences, qui pourra apprécier le respect de ceux-ci à l’occasion d’un contrôle en cours d’enregistrement ou à l’occasion d’une demande de renouvellement de l’enregistrement. Le système d’évaluation doit être suffisamment sécurisé pour donner confiance dans la certification.  » [Page 38 vademecum] 

Aussi, si la certification est portée par un groupement de co-certificateurs, les modes de résolution des litiges et des dysfonctionnements doivent être clairement décrits au sein du groupement, sauf à engager la responsabilité solidaire de l’ensemble de ses membres. [Page 40 vademecum].

DÉCLINAISON OPÉRATIONNELLE

Je vous propose, à l’appui de références réglementaires issues notamment du vademecum, de suivre la méthode ci-dessous.

Attention- le formalisme étant à adapter et à étayer selon les pratiques de chaque structure, le contenu que je vous propose pourrait être jugé insuffisant en l’état lors de l’instruction par France compétences.  
La formalisation du processus d’évaluation doit être décrite à travers un règlement de certification scindé en 3 axes :

Axe 1 : Règlement général de la certification (présentant 8 thématiques)

Axe 2 : Règlement spécial de la certification (présentant 3 thématiques)

Annexes  

A destination de toutes les parties prenantes des sessions d’examens (à savoir la direction, le responsable des examens, les jurys professionnels et les candidats, à minima), il doit être lu et approuvé par toutes les parties concernées avant le déroulement des examens et assidûment suivi lors de la mise en œuvre des différents processus cités en Axe 1, Axe 2 et Annexes.

 

ALLONS PLUS LOIN

Axe 1 : Règlement général  
  • Présentation du processus de conception de la certification
    Avant toute chose, il va s’agir de présenter les instances de gouvernance en charge de la certification (constitution de l’organisme certificateur), de sa conception (ingénieur certification, experts métier), de son déploiement (responsable formation, responsable pédagogique, responsable qualité, responsable de l’organisation des épreuves, responsable administratif, référent handicap), et de son actualisation (direction de l’organisme certificateur).
    Ainsi, le contrôle des pratiques de certification, la régulation du parcours certifiant et des processus d’évaluation menant à la certification seront contrôlés dans l’optique de satisfaire / répondre aux résultats des évaluations citées.  
  • Rôle et mission du conseil de perfectionnement
    Afin de s’assurer de la qualité de la certification au regard des processus définis lors de sa création, le processus global de conception (dans le cadre d’une création de certification) ou d’actualisation (dans le cadre d’un renouvellement de certification) et de mise en œuvre de la certification est évalué par un comité de perfectionnement qui se réunit au moins 1 fois par an pour établir a minima et sans que cette liste soit exhaustive :

– les enseignements tirés de la veille métier-compétences réalisée [indicateur 24 du RNQ]

– le bilan qualitatif du déploiement du processus certifiant.

Ce comité devra être présenté (ses membres, ses attributions). Il a pour mission de contrôler les pratiques de l’organisme certificateur, usage et déploiement de la certification, et développe à cette occasion des axes d’amélioration (qualité du processus de certification, mise à jour du référentiel, pertinence des modalités d’évaluation, justesse des critères d’évaluation, etc.) qui sont notifiés au sein d’un PV dédié, et dont le plan d’actions est remis aux parties prenantes de la certification (dont le référent qualité de l’organisme certificateur et /ou de l’organisme de formation chargé d’organiser les modalités d’évaluation).

  • Le jury :

– Composition du jury (et notamment la représentation des professionnels en son sein)
– Procédure de sélection des jurys (évaluation / certification)
– Procédure d’habilitation ou désignation des membres
– Modalités de convocation des jurys aux sessions d’évaluation et de certification [Page 38 vademecum ; indicateur 16 du RNQ] 

  • L’amont de l’évaluation :
    – Modalités de vérification des prérequis [indicateurs 8, 16 RNQ] :
    • * à l’entrée :        
      – dans le parcours de formation certifiante
              
      – de chaque bloc de compétences
    • * à la présentation aux évaluations :        
      – de la certification totale
              
      – du/des bloc(s) de compétences visé(s)

– Modalités d’information des candidats sur le parcours de formation certifiante [indicateurs 1,2,3 RNQ] et des évaluations [indicateur 9 du RNQ]
– Modalités d’accès à la certification / au(x) bloc(s) de compétences [indicateurs 10, 16 du RNQ] 
– Modalités de convocation des candidats à la session [indicateurs 10, 16 du RNQ]
– Principes d’égalité de traitement des candidats
– Dispositions permettant de fixer les aménagements d’épreuves pour une personne en situation de handicap ou empêché temporairement [Page 40 vademecum ; indicateurs 20, 26]
Afin d’anticiper les aménagements possibles du futur poste de travail du candidat en situation de handicap, le certificateur doit prévoir des aménagements des modalités d’évaluation traduisant les situations de travail possiblement rencontrées. Pour ce faire, le certificateur doit désigner une personne référente disposant des compétences nécessaires pour analyser ou solliciter une expertise externe sur ces aménagements. S’il est aussi illusoire d’essayer d’identifier au préalable l’ensemble des situations de handicap potentielles, le certificateur ne doit pas limiter les possibilités d’aménagement des épreuves à l’attribution d’un tiers temps mais prévoir l’ensemble des aménagements d’épreuve adaptés à la situation de handicap des candidats qui en ont formulé le besoin.) 

  • Durant l’évaluation :
    – Modalités d’organisation des épreuves certificatives [indicateur 11 du RNQ]
    – Description des missions du responsable de l’organisation des épreuves [indicateur 17 du RNCQ]
    – Procédure de prévention des fraudes [Page 38 vademecum ; indicateur 31 RNQ]
    Il est nécessaire de mentionner les moyens permettant de s’assurer de l’identité du candidat et de l’absence d’une assistance extérieure durant l’évaluation.
    – Modalités de gestion et de traitement des réclamations et dysfonctionnements [indicateur 31 RNQ]
  • L’aval de l’évaluation :
    – Modalités de gestion des voies de recours [indicateurs 10, 31]
    Les systèmes d’authentification des résultats mis en place doivent être étayés. La délivrance des parchemins doit être réalisée à l’issue du processus d’évaluation dans un délai raisonnable. [Page 38 vademecum]
    – Procédure de rattrapage s’il y a lieu [indicateur 11 RNQ]
     
  •  Procédure de contrôle de la qualité /conformité du processus certifiant [indicateurs 16 RNQ]
    Les dispositifs de contrôle interne doivent permettre de s’assurer de la bonne mise en œuvre du référentiel d’évaluation et du respect des règles et procédures fixées. Ainsi, la présentation du processus d’évaluation et d’amélioration continue de la certification devra être présentée.
  •  Modalités de suivi des titulaires de la certification
    Enquête annuelle portant sur l’usage de la certification acquise et, pour le RNCP, l’insertion professionnelle
  • Gestion de la protection des données et du RGPD 
    – Procédure de collecte d’informations des candidats (article R. 6113-9 et -10 du code du travail, article 3 de l’arrêté du 4 janvier 2019)
    – Portail des responsables de diplômes et de certifications (Caisse des Dépôts et Consignations) 
  • Gestion des Partenariats [Page 39 vademecum ; indicateurs 27 RNQ]
    Un cadre réglementaire ou conventionnel doit être institué entre les acteurs pour régir les relations.
    – Procédure d’habilitation
    – Engagements du partenaire préparateur et Durée d’habilitation
    – Procédure de contrôle des partenaires préparateurs
    Le certificateur doit ainsi :
    * assurer le contrôle de manière efficiente des modalités d’évaluation organisées par ses partenaires.
    * s’assurer qu’il dispose des moyens juridiques pour mettre fin à l’habilitation en cas de dysfonctionnements constatés.   
    * instaurer des modalités spécifiques de lutte contre la fraude au sein du réseau de partenaires
    – Gestion des dysfonctionnements et Retrait du partenariat  
 
Axe 2 : règlement spécial 
  • Modalités de déroulement des évaluations
    – Logistique des modalités d’évaluation
    – Conditions de réalisation
    – Cas du distanciel
    Pour un certificateur mettant en œuvre des évaluations pour tout ou partie en distanciel, il est nécessaire de décrire techniquement le processus d’évaluation. (Page 38 vademecum]
  • Principes d’évaluation
    Système d’évaluation statuant sur l’acquisition ou non du/des bloc(s) de compétences visé(s)
    Pondération, notation
  • Procédure de décision de délivrance de la certification [indicateurs 10, 11, 16 RNQ]
    – Délibération des membres du jury
    – Modalités de communication des résultats aux candidats
    – Modalités de délivrance matérielle de la certification  
Annexes 

Cette partie comporte l’ensemble des modèles des livrables utilisés par un organisme certificateur à destination des candidats à la certification et de ses partenaires habilités à organiser les modalités d’évaluation. 
– dossier d’inscription aux sessions d’évaluation
– convocation aux sessions d’évaluation
– dossier d’engagement des jurys dont charte qualité
– fiche de mission de l’organisateur des épreuves
– grille d’évaluation du candidat
– PV jury d’évaluation
– PV jury de certification
– parchemin (certification totale, bloc)
– dossier de demande de partenariat (habilitation)
–  convention de partenariat (habilitation à former et/ou à évaluer)
– kit certification remis aux partenaires

CONCLUSION

Même si le travail de création d’un règlement de certification semble long et fastidieux, son rédacteur ne doit pas perdre de vue l’objectif de ce document.

Il s’agit de retracer les moyens prévus par l’organisme certificateur pour :

  • garantir la fiabilité et le respect du référentiel d’évaluation à toutes les étapes de la mise en œuvre de la certification.
  • mettre en œuvre les moyens nécessaires pour faire évoluer le dispositif certifiant afin qu’il reste en phase avec les besoins du marché et ainsi garantir employabilité à ses candidats et titulaires.

Rappelons-le : ce document est à destination et doit être lu et approuvé par toutes les parties prenantes des modalités d’évaluation et du jury de certification puis assidûment suivi lors de la mise en œuvre des différents processus. Ainsi, la prise en compte du règlement de certification revient à la direction de l’organisme certificateur, au responsable de l’organisation des épreuves, au référent qualité, au référent handicap, au responsable formation/pédagogique, aux jurys professionnels, aux partenaires dûment habilités et sous convention mais également, et surtout, aux candidats à la certification. Ces derniers doivent être informés en amont de leur inscription aux évaluations certificatives des conditions dans lesquelles vont se dérouler les épreuves afin de s’y préparer au mieux.

Car n’oublions pas : c’est bien le bénéficiaire qui est au cœur du processus, … alors, certificateurs, ne soyez opportunistes et osez miser sur le long terme : garantissez et sécurisez le cadre de vos certifications ; vous en récolterez les fruits lors de vos demandes de renouvellement d’enregistrement de vos certifications au répertoire et serez reconnus pour la qualité de votre processus certifiant, par France compétences et par vos certifiés qui recommanderont sans hésiter votre dispositif ! On tient le pari ? 😉

 
SOURCES

 

Retrouvez les précédents éditos d’Élodie sur le thème des Certifications professionnelles : 

Élodie Arnaud Cavigioli

Depuis 2005, j’ai à cœur de favoriser la relation de proximité et un accompagnement « humaniste » avec tous les acteurs de la formation.

Mon champ d’expertises se définit ainsi aujourd’hui :

  • Accompagnement des directions générales d’établissements/d’organismes de formation dans la définition et le déploiement de leur offre de formation
  • Pilotage des projets de création de certification RSCH/RNCP à déposer auprès de France compétences
  • Accompagnement à la certification QUALIOPI® : diagnostic qualité, évaluation des processus, pré-audit, formation des parties prenantes
  • AMoA lors des projets de création d’OF / CFA d’entreprise
  • Conseil en stratégie de commercialisation de l’offre de formation/blocs de compétences, et en optimisation budgétaire du plan de formation (PDC) des entreprises
  • Chefferie de projets pédagogiques, Référente AFEST, évaluation des dispositifs de formation (méthode Kirkpatrick®)

C’est avec écoute et bienveillance que j’œuvre pour que chaque mission confiée soit un apprentissage mutuel : esprit d’analyse, transmission des savoirs, partage de pratiques et « mieux former » sont les leitmotive de mes méthodes de travail.

Le tout, dans le respect de l’#EffiQualité, que je prône en formation professionnelle, pour une société plus communicante, plus apprenante, plus efficiente. 

C’est pourquoi, passionnée par l’écosystème de la formation professionnelle, l’ingénierie des compétences et la qualité en formation, je participe activement à la consolidation d’éléments de veille sectorielle, que j’ai l’honneur de réaliser en tant que partenaire de « Veille Formation ». 

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