Vous êtes certifié Qualiopi depuis plusieurs mois déjà et vous voyez poindre la date de votre audit de surveillance ?
Ne paniquez pas !

Veille Formation vous accompagne dans vos préparatifs grâce à une série d’articles dédiés à cette nouvelle étape importante de votre démarche Qualité et à sa préparation.

 

Vous l’avez sans doute remarqué, le logo Qualiopi s’accompagne de cette mention « Processus certifié ».
Cela signifie qu’en réalité ce ne sont ni vos prestations, ni votre organisme qui sont certifiés mais bien les méthodes, l’organisation que vous avez choisies de mettre en place et de déployer.

Lors de l’audit initial, ce sont ces processus qui sont observés et interrogés afin de vérifier qu’ils répondent aux exigences du référentiel Qualiopi. 
Lors de l’audit de surveillance, ce ne sont plus ces processus qui sont audités mais leur systématisation et leur efficacité.
C’est également la capacité de votre structure à apporter des solutions en cas de réclamation, d’aléa ou de dysfonctionnement ou à s’améliorer grâce aux suggestions collectées. 

Pour faire une analogie avec le domaine de la formation, c’est un peu comme si l’audit initial était une évaluation à chaud de votre compréhension du RNQ et l’audit de surveillance une évaluation à froid au poste de travail. 
Lors de votre audit initial, le feedback porte sur votre appropriation du référentiel et sur votre traduction de celui-ci en plan d’action.
Lors de l’audit de surveillance, on viendra vérifier que l’application concrète n’a pas subi de dérive et au contraire s’est renforcée, a mûri. 

 

En résumé, l’audit de surveillance permet de vérifier :

• Que le référentiel dans sa version en vigueur est appliqué de façon systématique dans votre organisation.
• Que votre organisme fait vivre sa démarche d’amélioration continue en tenant compte des retours de son environnement (apprenants, clients, financeurs, équipe, marché).
• Que les non-conformités identifiées lors du précédent audit ne sont plus présentes et que les actions correctives ou préventives mises en place sont efficaces
• Bref, que vos processus sont stables, agiles et efficaces.

Les modalités de l’audit de surveillance :

L’arrêté du 31 mai 2023 est venu apporter de nombreuses modifications quant aux modalités de l’audit de surveillance (Voir notre décryptage)

Rappelons tout d’abord que l’audit de surveillance intervient entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de la certification.

[NB : Si vous avez passé votre audit initial avant le 31 décembre 2020, alors vous bénéficiez d’un cycle de 4 ans de certification et votre audit de surveillance sera alors programmé entre le 14ème et le 28ème mois.]

 

1. L’audit de surveillance se déroule en principe à distance sauf :

> Si vous avez bénéficié d’un audit initial à distance (cas exceptionnel durant la crise sanitaire) : l’auditeur se déplacera alors pour l’audit de surveillance.
> Si vous préférez un audit de surveillance en présentiel : il vous suffit d’en faire la demande auprès de votre organisme certificateur (des frais de déplacement de l’auditeur pourront s’appliquer).
> Si l’organisme certificateur s’y oppose (pour cause de signalement ou d’une analyse de risques)

 

Si l’audit a lieu à distance, le choix de l’outil de visio-conférence utilisé le jour de l’audit vous revient.
Vérifiez que votre connexion internet permet un déroulement fluide de l’audit et que vous êtes en capacité de mettre à la disposition de l’auditeur, de façon dématérialisée, TOUS les éléments de preuve nécessaires.

 

2. L’auditeur tient compte des modifications apportées entre les deux audits

Avant la venue de l’auditeur, votre organisme certificateur vous demandera de lui communiquer tout changement qui pourrait avoir eu une influence sur votre organisation et/ou sur le périmètre de votre certification.

Ces changements peuvent être multiples :

> Ouverture d’un ou plusieurs établissements (avec présence de personnel permanent), qui vous ferait basculer de mono à multi-sites.
> Ajout de formations certifiantes (RNCP), de formations en alternance ou en situation de travail à votre catalogue 
> Suppression d’une catégorie d’action à vos prestations (AF, VAE, Bilan de compétences ou apprentissage).
> Appel à la sous-traitance ou au portage salarial
> Augmentation ou réduction importante de votre CA…

Il vous demandera également : 

> l’actualisation de vos données administratives : coordonnées du dirigeant, organigramme à jour, la ou les adresses des sites
> et le dernier BPF disponible

N’hésitez pas à signaler tout changement avant votre audit et au plus tard lors de la réunion d’ouverture.

En introduction de l’audit de surveillance, votre auditeur ne manquera pas de vous questionner sur ces évolutions qui peuvent avoir une incidence importante sur vos processus et sur votre certification.
Un changement dans l’équipe, l’acquisition d’un logiciel de gestion de formation, le passage du présentiel au distanciel, tout est important.

Rassurez-vous les auditeurs sont bien conscients qu’en 18 mois beaucoup d’évènements peuvent survenir. Les organismes ne sont pas des entités figées mais au contraire des structures vivantes et mouvantes. 

Vous avez choisi de simplifier vos process, de rationnaliser vos actions ? 
Pourvu que les attendus de Qualiopi soient respectés, ce n’est pas non plus un problème. Ce serait même plutôt recommandé et nous en reparlerons. 

 

FOCUS : Ajout d’une catégorie d’action à vos prestations (AF, VAE, Bilan de compétences ou apprentissage).
Si vous souhaitez ajouter une des 4 catégories d’actions définies par l’article L. 6313-1 du Code du Travail à votre certification, cela ne pourra être fait lors de l’audit de surveillance. 

Il vous faudra soit :

• • Demander à votre organisme certificateur un audit d’extension portant sur la ou les catégories à ajouter. Cette certification étendue ne prolonge pas la durée de votre certificat initial. 
  • Repasser l’ensemble des catégories choisies en audit initial. Cela s’avère parfois une meilleure stratégie dans la mesure où les durées d’audit ne sont pas forcément prolongées lorsque par exemple on réalise à la fois Actions de formation et Bilan de Compétences. Vous repartez avec un nouveau certificat pour 3 ans. N’hésitez pas à interroger votre organisme certificateur sur ce point. 

 

3. L’audit de surveillance est centré sur un échantillonnage de vos prestations

Comme nous l’avons dit, lors de l’audit initial, l’auditeur vérifie que vous avez su transformer/ traduire les exigences du référentiel Qualiopi en un process (administratif, pédagogique, commercial, organisationnel) .

Il est désormais l’heure de vérifier que ces process ont bien été systématiquement déployés et améliorés.
Pour cela, l’auditeur va échantillonner vos prestations sur les 18 derniers mois.
Cet échantillonnage doit être représentatif de vos prestations. A cette fin, votre auditeur vous questionnera sur les prestations les plus vendues, celles nouvellement mises en place ou nouvellement sous-traitées.
Le volume et la nouveauté peuvent être sources de non-conformité. L’auditeur va donc vérifier que malgré la quantité, la qualité reste au rendez-vous ou que dans la nouveauté, les exigences du RNQ ont été respectées. 

Soyez vigilants : si par exemple vous dispensez désormais des formations certifiantes (formations inscrites au RNCP uniquement au sens du RNQ), les indicateurs 3, 7 et 16 de Qualiopi n’avaient pas été audités en initial et le seront en surveillance. N’oubliez pas de les préparer.

De même, de nouvelles obligations spécifiques concernant cette fois l’ensemble des formations certifiantes (RS ET RNCP) sont apparues depuis la version 8 du Guide de lecture. Il vous faudra également en tenir compte.