Que l’on soit déjà certifié Qualiopi ou en attente de passage de l’audit initial, effectuer une veille qui réponde aux exigences du Référentiel est une mission complexe.

Vous le savez sûrement, 3 indicateurs du Critère 6 de Qualiopi sont consacrés à la Veille :

• Indicateur 23 : Veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle 
• Indicateur 24 : Veille sur l’évolution des compétences, des métiers et des emplois dans le périmètre d’activité du prestataire ;
• Indicateur 25 : Veille sur l’innovation pédagogique et technologique.

Pour réaliser une veille pertinente, il vous faut consulter régulièrement de multiples sources, les tracer, et en tirer l’essentiel pour votre organisme. Cela peut s’avérer particulièrement chronophage et fastidieux.

Newsletters, webinaires, réseaux sociaux, sites, conférences, ouvrages, … les sources d’informations ne manquent pas, mais avez-vous le temps ou les ressources pour les décrypter ?

C’est pourtant essentiel. 

Il s’agit d’être bien informé, de connaître son environnement, de se démarquer de la concurrence et bien sûr d’obtenir ou de conserver sa certification Qualiopi.

Et là j’attire votre attention :

Au-delà de la simple réalisation de la veille, le Référentiel exige que le prestataire en exploite les enseignements.

Ce terme « d’exploitation » est souvent très mal compris par les organismes et se transforme régulièrement en non-conformité lors de l’audit.

Que signifie « Exploiter les enseignements de sa veille » ?

Exploiter sa veille signifie être à même de démontrer comment cette veille vous a été utile dans le pilotage de votre organisme et quels impacts elle a eu sur vos prestations.

Lors de l’audit initial, l’auditeur recherchera au moins une preuve d’exploitation pour chacun des 3 indicateurs. 

Mais lors de l’audit de surveillance, il vous faudra produire un échantillon beaucoup plus large de preuves d’exploitation.

Très concrètement, il s’agira de faire le lien entre l’information collectée, la veille concernée et l’action menée. 

Par exemple :

• Publication d’un nouveau Décret ou nouvel arrêté modifiant l’environnement règlementaire de la formation professionnelle > Veille légale et règlementaire > prise en compte de ces modifications dans mon process administratif
• Recueil d’une information déterminante sur mon champ d’expertise > Veille métiers et compétences > modification de mes supports de cours ou ajout d’un programme de formation à mon catalogue
• Veille sur les outils de formation à distance > Veille pédagogique et technologique > choix d’une solution LMS ou d’un outil permettant de renforcer l’impact de ses classes virtuelles sur les apprenants.

Lorsque vous présenterez ces preuves d’exploitation à votre auditeur, il vous faudra être précis, avoir tracé l’information (source, date) pour faire le lien avec l’action menée par vos soins.

Il est donc important de trouver et d’adopter une méthode de veille efficace et surtout réaliste. Définir le temps que vous pouvez y consacrer, la ou les personnes en charge de cette veille, sa fréquence et les outils que vous allez utiliser pour vous aider à la réaliser et à l’exploiter. 

Réalisée efficacement la veille vous permettra également de trouver de nombreuses opportunités d’amélioration continue comme vous le demande l’indicateur 32 du Référentiel. 

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